Logiciel workflow : les meilleures solutions de 2025

Les logiciels de workflow sont essentiels pour optimiser la gestion des processus métier, automatiser les tâches répétitives et améliorer la collaboration. Ils offrent une vue globale des étapes et des responsabilités, permettant de créer et suivre des flux de travail efficaces. Que vous cherchiez une solution gratuite ou premium, il existe un outil adapté à vos besoins.

Qu’est-ce qu’un logiciel workflow ?

Un logiciel workflow se définit comme un outil ou une plateforme permettant de modéliser, d’exécuter et de suivre l’enchaînement des tâches au sein d’un processus métier. Les logiciels de workflow sont en général conçus pour :

• Automatiser des tâches répétitives, comme l’envoi d’e-mails ou l’attribution de ressources.
• Faciliter la collaboration entre les parties prenantes, en leur donnant une vue claire des responsabilités et des échéances.
• Contrôler la validation et la progression des projets, grâce à des règles ou étapes préconfigurées.
• Respecter des normes telles que la norme bpmn (Business Process Model and Notation), assurant une modélisation standardisée.
• S’intégrer avec d’autres applications informatiques (CRM, ERP, bases de données, outils de messagerie, etc.) pour harmoniser les flux d’information.

Avec l’explosion du télétravail et la nécessité pour les entreprises de rester agiles, le besoin de solutions fiables et accessibles n’a jamais été aussi grand. Il existe une multitude de logiciels de workflow, allant d’outils très simples (souvent gratuits ou peu coûteux) à des plateformes professionnelles sophistiquées. Dans tous les cas, l’objectif est le même : améliorer l’organisation du flux de travail, réduire les délais et les erreurs, tout en renforçant la productivité des équipes.

Quel est le but du workflow ?

Le workflow vise à organiser, automatiser et optimiser les processus métier pour améliorer l’efficacité, réduire les erreurs et favoriser la collaboration.

Objectifs principaux :

1. Standardiser les processus : Assurer que chaque étape d’une tâche ou d’un projet est réalisée de manière uniforme et cohérente.
2. Automatiser les tâches répétitives : Libérer du temps en éliminant les actions manuelles, comme l’envoi d’e-mails ou l’attribution de tâches.
3. Améliorer la collaboration : Faciliter la communication entre les parties prenantes grâce à une visibilité partagée sur les étapes et responsabilités.
4. Réduire les erreurs : Limiter les oublis et les incohérences grâce à des règles de validation et des notifications automatisées.
5. Accroître la productivité : Optimiser le flux de travail en réduisant les délais et en identifiant rapidement les blocages.
6. Analyser les performances : Suivre les indicateurs clés (temps de traitement, goulets d’étranglement) pour une amélioration continue.

Le workflow permet de transformer des processus complexes en séquences claires, efficaces et maîtrisées, pour augmenter la productivité et améliorer la qualité globale des résultats.

1) Iterop Business Process Management

Iterop est un logiciel workflow français se concentrant sur l’amélioration continue des processus métier. Reposant sur un respect strict de la norme bpmn, il propose une interface lisible et des possibilités de création de diagrammes évoluées. Les entreprises l’apprécient pour la facilité de mise en place de règles de validation et l’intégration avec les écosystèmes de gestion existants (CRM, ERP, etc.).

Les utilisateurs peuvent paramétrer des notifications automatiques par e-mails, suivre l’état des tâches via un tableau de bord intuitif et intégrer des connecteurs pour leurs bases de données. L’offre commerciale s’organise souvent autour d’un abonnement au mois par utilisateur, avec des fonctionnalités premium (analyses avancées, prévision des charges) dans les formules supérieures.

Avantages ✅

• Interface claire et intuitive : Idéale pour créer des diagrammes BPMN, y compris pour des équipes non techniques.
• Large panel de connecteurs : S’intègre avec la plupart des applications majeures (Microsoft, Google, etc.).
• Gestion fine des validations : Mise en place facile de rôles et d’autorisations pour chaque étape du flux de travail.
• Suivi en temps réel : Notifications instantanées par e-mails en cas de modifications ou de retard.

Inconvénients ❌

• Tarification à l’utilisateur : Peut devenir onéreux pour les grandes équipes.
• Courbe d’apprentissage : Même si l’interface est intuitive, l’outil reste orienté “expert”.
• Fonctionnalités limitées en version gratuite : Il faut souscrire à un plan payant pour des processus complexes.

2) Microsoft Power Automate

Anciennement Microsoft Flow, Power Automate est l’outil d’automatisation de la suite Microsoft 365. Il s’intègre parfaitement à Outlook, SharePoint, Dynamics et Teams, ce qui en fait un choix privilégié pour les entreprises déjà abonnées aux services Microsoft.

La création de diagrammes y est plus simple que sur des outils purement BPMN, mais Power Automate se démarque par le nombre de connecteurs disponibles (notamment pour Salesforce, Google Drive ou même des réseaux sociaux). Grâce aux flux automatisés, vous pouvez déclencher des envois d’e-mails ou des tâches de validation en fonction d’événements spécifiques.

Avantages ✅

• Intégration native : Synchronisation parfaite avec Microsoft 365, SharePoint, Teams, etc.
• Connecteurs multiples : Large catalogue facilitant l’automatisation de tâches diverses.
• Communauté étendue : Documentation, tutoriels, forums très actifs.
• Application mobile : Suivi du flux de travail et validation de tâches où que vous soyez.

Inconvénients ❌

• Abonnement requis : Pas de vraie version 100% gratuite, nécessite un compte Microsoft 365 ou un plan dédié.
• Dépendance à l’écosystème Microsoft : Moins attractif si vous n’êtes pas déjà engagé dans cet univers.
• Apprentissage : Les processus complexes nécessitent un certain bagage technique.

3) Lucidchart

Lucidchart est surtout connu comme un outil de création de diagrammes très complet, disponible en mode SaaS. Au-delà du simple dessin de schémas, il offre des fonctionnalités collaboratives et peut servir de logiciel workflow basique. Grâce à une bibliothèque BPMN riche, vous pouvez modéliser vos processus et définir des étapes de validation.

Lucidchart propose une version gratuite permettant de créer un nombre limité de documents, ce qui en fait un potentiel logiciel workflow gratuit pour les indépendants ou les petites équipes. En mode payant, vous bénéficiez de fonctionnalités avancées (import Visio, intégration Google Drive, etc.).

Avantages ✅

• Interface intuitive : Drag-and-drop efficace, diagrammes clairs et adaptables.
• Collaboration en temps réel : Co-édition, commentaires et historiques de modifications.
• Version gratuite : Suffisante pour découvrir ou pour de petits besoins.
• Large palette de modèles : y compris BPMN, organigrammes, cartes mentales, etc.

Inconvénients ❌

• Limites du gratuit : Au-delà de quelques diagrammes, il faudra souscrire à un abonnement.
• Pas un outil “all-in-one” : L’automatisation complète de processus métier requiert l’usage d’autres solutions.
• Tarification par utilisateur : Peut devenir coûteux pour de grandes équipes.

4) Trello

Trello est le champion de la simplicité, basé sur la méthode Kanban (tableaux, listes, cartes). Bien qu’il ne respecte pas la norme bpmn, il peut servir d’outil pour structurer des flux de travail simples, surtout grâce à sa fonctionnalité Butler, qui automatise certaines actions (déplacements de cartes, envoi d’e-mails, etc.).

On peut décomposer son processus en listes (“À faire”, “En cours”, “En validation”, “Terminé”) et mentionner les parties prenantes directement dans les cartes. Trello propose une version gratuite très généreuse, qui couvre déjà nombre de besoins spécifiques pour les petites entreprises ou les freelances.

Avantages ✅

• Interface ultra-simple : Parfait pour débuter sans bagage technique.
• Version gratuite : Fonctionnalités de base suffisantes pour de nombreux projets.
• Automatisation Butler : Créez des règles pour gagner du temps et éviter les erreurs.
• Collaboration : Mentions, commentaires, pièces jointes.

Inconvénients ❌

• Absence de BPMN : Peu adapté aux processus métier complexes.
• Moins d’analyses : Reporting et statistiques limités pour l’amélioration continue.
• Fonctionnalités avancées payantes : Certaines intégrations ou automatisations poussées demandent un plan Premium.

5) Nintex

Nintex est une valeur sûre pour l’automatisation des processus métier et le respect de la norme bpmn. Historiquement lié à SharePoint, il a su s’ouvrir à d’autres environnements. L’éditeur offre des fonctionnalités avancées, telles que la création de diagrammes en mode visuel, la configuration de règles de validation et une riche palette d’intégrations (Salesforce, Office 365, etc.).

Nintex se démarque également par sa brique RPA (Robotic Process Automation), qui permet de faire interagir vos workflows avec des applications tierces comme si un humain était derrière l’écran. Son offre se base sur un abonnement, souvent calculé au mois par utilisateur ou à la consommation de workflows.

Avantages ✅

• Richesse fonctionnelle : BPMN, RPA, reporting avancé, connecteurs multiples.
• Adapté aux grandes entreprises : Gestion fine des rôles, serveurs dédiés, etc.
• Éditeur visuel : Création rapide de flux complexes.
• Support de qualité : Tutoriels, webinaires, documentation fournie.

Inconvénients ❌

• Pas de version gratuite : Convient moins aux petites équipes à budget restreint.
• Complexité : Nécessite un temps de formation, surtout pour les parties RPA.
• Coût : L’addition grimpe vite avec des workflows nombreux et avancés.

6) Kissflow

Kissflow est un outil “no-code” qui facilite la création de diagrammes et la configuration de flux simples. Grâce à une interface épurée, vous pouvez ajouter des étapes de validation, des règles d’envoi d’e-mails et des formulaires en quelques clics.

Kissflow offre des intégrations avec Microsoft 365, Slack, Google Workspace, etc. Son modèle économique repose sur des abonnements mensuels par utilisateur, chacun pouvant être personnalisé selon les besoins spécifiques de l’entreprise.

Avantages ✅

• Simplicité d’utilisation : Parfait pour les équipes non techniques ou les PME.
• Fonctionnalités prêtes à l’emploi : Formulaires, alertes, tableaux de bord.
• Intégrations multiples : Slack, Google, Microsoft, etc.
• Support client : Assistance réactive, ressources de formation en ligne.

Inconvénients ❌

• Pas de version totalement gratuite : Un essai limité existe, mais pas de plan free à long terme.
• Moins personnalisable : Les processus trop complexes peuvent nécessiter un outil plus robuste.
• Dépendance au cloud : Impossible de l’installer on-premise.
• Coût récurrent : Système d’abonnement au mois par utilisateur.

7) Monday.com

Monday.com est reconnu comme une plateforme de gestion de projets et de tâches, mais il embarque des fonctionnalités de workflow avancées. Son interface colorée et dynamique attire de nombreuses équipes cherchant un outil flexible, avec la possibilité de personnaliser les colonnes, les formulaires et d’ajouter des règles d’automatisation (notifications, envoi d’e-mails, etc.).

Grâce à ses multiples intégrations (Slack, Zoom, Google, Microsoft Teams…), Monday.com peut couvrir une large gamme d’intentions de recherche, allant de la planification de projets à la création de flux d’approbation. Les formules d’abonnement incluent plusieurs niveaux, ce qui peut rapidement faire grimper la facture selon le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités activées.

Avantages ✅

• Interface moderne et conviviale : Apprentissage rapide, même pour les débutants.
• Automatisations : Gestion flexible des notifications et des règles de déplacement.
• Tableaux de bord : Visualisation claire de l’avancement, indicateurs personnalisables.
• Collaboration : Mentions, pièces jointes, discussions intégrées.

Inconvénients ❌

• Coût : Les formules Pro ou Enterprise peuvent s’avérer onéreuses pour de grandes équipes.
• Absence de BPMN : Moins adapté aux processus métier très complexes.
• Temps de configuration : Les automatisations avancées exigent un certain paramétrage.
• Pas de plan totalement gratuit : Un essai existe, mais pas d’offre free illimitée.

8) Freedcamp

Pour ceux qui veulent un logiciel workflow gratuit ou presque, Freedcamp est une bonne option. Cette application propose la création de projets illimités, avec des tableaux de tâches (type Kanban), un calendrier partagé et un module de discussion.

Freedcamp permet également d’inviter un nombre illimité de collaborateurs sur la version gratuite, ce qui est suffisamment rare pour être souligné. Les parties prenantes peuvent s’échanger des commentaires, assigner des tâches et suivre l’avancement global. Bien que Freedcamp ne supporte pas la norme bpmn, il peut couvrir des processus simples de gestion de projet ou de flux d’approbation.

Avantages ✅

• Vraiment gratuit : Nombre illimité de projets, utilisateurs et stockage de base.
• Interface simple : Idéal pour les petites équipes ou les freelances.
• Kanban, calendrier, discussions : Regroupe les fonctions clés de collaboration.
• Évolutif : Des formules payantes existent pour des besoins plus avancés.

Inconvénients ❌

• Pas de bpmn : Limité pour les flux de travail très structurés.
• Moins d’intégrations : Par rapport à des solutions payantes (Slack, Zapier, etc.).
• Support prioritaire payant : L’assistance gratuite est disponible, mais moins réactive.
• Automatisations limitées : Les règles complexes ne sont pas prises en charge.

9) Wrike

Wrike est un logiciel de gestion de projets et de processus qui inclut des fonctionnalités avancées pour la collaboration, la planification et l’automatisation des flux de travail. Il s’adresse aussi bien aux PME qu’aux grandes entreprises, proposant plusieurs formules (y compris un plan gratuit limité).

Wrike facilite la création de diagrammes (sous forme de diagramme de Gantt, et non pas exclusivement BPMN) et la personnalisation des flux de validation. Vous pouvez définir des approbations pour chaque type de tâche ou de document et configurer des déclencheurs pour l’envoi d’e-mails. Wrike s’intègre avec d’autres applications informatiques majeures, comme Salesforce, Dropbox, Google Workspace et Microsoft Teams, ce qui simplifie le flux de travail entre différentes équipes.

Avantages ✅

• Vision globale des projets : Diagramme de Gantt, gestion avancée des ressources.
• Collaboration en temps réel : Échanges, commentaires, @mentions, tâches sous-tâches.
• Flux de validation personnalisables : Possibilité de créer des étapes d’approbation multiples.
• Plan gratuit : Intéressant pour découvrir la plateforme ou pour de très petites équipes.

Inconvénients ❌

• Fonctionnalités avancées payantes : Les automatisations les plus utiles sont dans les formules supérieures.
• Complexité : L’outil peut paraître dense pour un débutant, surtout pour la configuration de flux complexes.
• Coût : Le prix augmente sensiblement avec le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités premium.
• Moins orienté BPMN : Wrike n’est pas conçu spécifiquement pour la modélisation de processus métier très formels.

10) DocuWare

DocuWare est un logiciel spécialisé à la base dans la gestion documentaire (GED), mais qui embarque également des fonctionnalités de workflow. Conçu pour centraliser, sécuriser et partager des documents numériques au sein d’une entreprise, DocuWare propose des modules d’automatisation permettant de créer des circuits de validation et de signature électronique.

DocuWare s’avère très efficace pour les services où la paperasse administrative est conséquente (facturation, RH, contrats juridiques, etc.). Son flux de travail peut être configuré de manière à ce que chaque document suive un parcours défini : réception, indexation, approbation, archivage. La création de diagrammes n’est pas le cœur de la solution, mais elle propose un éditeur visuel pour concevoir des processus automatisés. L’offre commerciale est principalement en mode SaaS, avec des formules variant selon les volumes de documents et le nombre d’utilisateurs.

Avantages ✅

• Gestion documentaire poussée : Indexation automatique, OCR, archivage sécurisé.
• Automatisation du flux de documents : Notifications par e-mails, règles de signature électronique, etc.
• Sécurité et conformité : Adapté à des environnements soumis à des régulations strictes (RGPD, etc.).
• Intégration : Compatible avec Microsoft Office, ERP, CRM, etc.

Inconvénients ❌

• Moins orienté “projet” : DocuWare se focalise surtout sur la circulation de documents.
• Tarification : Assez élevée si vous traitez un grand volume de documents et de workflows.
• Complexité de configuration : Les fonctionnalités avancées nécessitent une solide formation.
• Pas de version entièrement gratuite : Seulement des démos ou des essais limités.

Comment faire un workflow ?

Créer un workflow permet d’automatiser et d’optimiser un processus métier en définissant les étapes nécessaires à son exécution. Voici les étapes clés pour concevoir un workflow efficace :

1. Définir l’objectif du workflow

• Pourquoi ? Identifier le problème ou le besoin.
• Exemple : Automatiser la validation des factures.

2. Lister les étapes du processus

• Définir chaque action et les acteurs impliqués (parties prenantes).
• Exemple :
  1. Un employé soumet une facture.
  2. Le responsable valide ou rejette.
  3. La comptabilité traite le paiement.

3. Choisir un type de workflow

• Manuel : Géré sans outil spécifique.
• Automatisé : Géré par un logiciel workflow (Power Automate, Trello, etc.).
• Hybride : Mixte entre actions humaines et automatisation.

4. Créer un schéma du workflow

• Utiliser un outil comme Lucidchart ou Iterop pour modéliser un diagramme BPMN.
• Représenter les tâches, décisions et validations avec des flèches logiques.

5. Intégrer des règles d’automatisation

• Envoyer des e-mails automatiques à chaque étape.
• Déclencher une action lorsqu’une tâche est terminée (ex : mise à jour de base de données).

6. Tester et optimiser

• Lancer un test avec un petit groupe d’utilisateurs.
• Identifier les blocages et améliorer le flux de travail.

7. Déployer et suivre les performances

• Suivre les indicateurs clés (temps de validation, erreurs).
• Ajuster si nécessaire pour améliorer l’efficacité.

Outils recommandés pour créer un workflow

• Simple : Trello, Monday.com
• Automatisé : Power Automate, Kissflow
• Avancé (BPMN) : Iterop, Nintex

Un bon workflow améliore la gestion et la productivité, tout en réduisant les erreurs et les délais !

FAQ sur les logiciels de workflow

Comment dessiner un workflow ?

Pour dessiner un workflow, commencez par identifier les étapes clés du processus, du point de départ jusqu’à la finalisation. Utilisez des rectangles pour les actions, des losanges pour les décisions et des flèches pour représenter le flux. Organisez le tout de manière logique et fluide, en veillant à bien définir les connexions entre les différentes étapes. Si le processus est complexe, appliquez la norme BPMN pour une meilleure lisibilité. Testez ensuite le schéma pour détecter d’éventuels blocages et ajustez-le si nécessaire avant de le déployer.

Points clés :

• Outils recommandés : Lucidchart, Draw.io, Visio, Iterop.
• Éléments visuels : Début/fin (ovales), tâches (rectangles), décisions (losanges).
• Validation : Test et ajustement avant la mise en production.

Quelles sont les fonctions du logiciel workflow ?

Les logiciels de workflow permettent d’automatiser, organiser et optimiser les processus métier en facilitant la gestion des tâches et la collaboration.

Fonctions principales :

• Automatisation des tâches : Exécute des actions répétitives comme l’envoi d’e-mails, l’attribution de tâches ou la validation automatique.
• Gestion des processus métier (BPMN) : Modélisation visuelle des workflows avec des diagrammes et suivi des étapes en temps réel.
• Suivi et validation : Permet d’approuver, modifier ou refuser une tâche selon des règles définies.
• Collaboration et communication : Facilite le partage d’informations entre les parties prenantes, avec des notifications et des commentaires intégrés.
• Intégration avec d’autres outils : Connecte des applications comme Microsoft 365, Google Workspace, ERP, CRM pour automatiser les échanges de données.
• Tableaux de bord et reporting : Analyse des performances, détection des blocages et suivi des KPI pour améliorer le flux de travail.
• Sécurisation des données et permissions : Gestion des accès pour garantir la confidentialité des informations.

Exemples d’outils : Power Automate, Iterop, Nintex, Monday.com, Kissflow, Lucidchart.

Qu’est-ce que la norme bpmn et pourquoi est-elle importante ?

La norme bpmn (Business Process Model and Notation) est un standard international qui facilite la modélisation graphique des processus métier. Son intérêt majeur réside dans la clarté de la représentation : toutes les parties prenantes (techniques comme fonctionnelles) peuvent lire et comprendre un diagramme BPMN. Cela assure une meilleure communication et une plus grande fiabilité lors de la mise en place des flux de travail.

Peut-on trouver un logiciel workflow gratuit pour démarrer ?

Oui, plusieurs solutions proposent un plan gratuit ou une version d’essai : par exemple, Freedcamp et Wrike offrent des formules à coûts réduits voire nulles. Toutefois, les fonctionnalités restent souvent limitées (nombre de projets, d’utilisateurs, d’intégrations…), il faut donc vérifier si cela couvre vos besoins spécifiques.

Comment choisir le bon outil pour la gestion de mes processus ?

Plusieurs critères entrent en jeu :

• Taille et complexité de l’entreprise : Vos volumes de données et la structure de vos équipes influent sur le choix.
• Fonctionnalités souhaitées : Avez-vous besoin de modélisation BPMN, de règles de validation complexes, d’indexation documentaire ?
• Budget : Certains outils se paient au mois par utilisateur, d’autres en forfait global.
• Écosystème existant : Si vous utilisez déjà Microsoft 365, par exemple, Power Automate peut être plus pertinent.

Quels sont les avantages de l’intégration avec d’autres applications (CRM, ERP, etc.) ?

Une intégration de qualité permet de :

• Gagner du temps : Pas besoin de ressaisir les mêmes informations dans plusieurs systèmes.
• Réduire les erreurs : La synchronisation automatique évite les incohérences de données.
• Obtenir une vision globale : Les informations de ventes, de stock, de RH, etc., sont centralisées et exploitables dans un même processus.

Choisir le bon logiciel workflow dépend avant tout de vos besoins spécifiques et de votre environnement existant. Si vous recherchez un logiciel workflow gratuit, tournez-vous plutôt vers Trello, Wrike (en formule de base) ou Freedcamp. En revanche, pour une création de diagrammes très avancée et un strict respect de la norme bpmn, Nintex, Iterop ou encore Lucidchart seront plus adaptés.

• Les entreprises déjà investies dans l’écosystème Microsoft trouveront leur bonheur avec Microsoft Power Automate.
• Les équipes plus agiles, cherchant un outil flexible et coloré, préféreront Monday.com ou Kissflow.
• Pour des besoins de gestion documentaire et d’archivage, DocuWare constituera une solution efficace.

En fin de compte, prenez le temps de tester plusieurs options via des versions d’essai ou des plans freemium. Ainsi, vous pourrez vérifier la prise en main de l’application, sa compatibilité avec vos méthodes de travail, et sa capacité à automatiser vos flux de travail. Chaque plateforme a ses forces et ses limites, alors assurez-vous de miser sur celle qui vous apportera l’amélioration la plus tangible pour votre processus métier.